Verslag Inspiratielab on Tour: Automatisch verrekenen inkomsten
Hoe zorgen we voor minder stress en rompslomp bij het verrekenen van inkomsten uit parttime werk?
Hoe zou het zijn als we het verrekenen van inkomsten bij mensen met een uitkering voor iedereen een stuk makkelijker zouden maken? Kunnen we het proces bijvoorbeeld automatiseren? Het inlichtingenbureau probeert op deze vragen antwoorden te vinden met een pilot onder 6 gemeenten. Tijdens het Inspiratielab on Tour van 3 december vertelden ze over hun bevindingen.
Achtergrond
De boekhouding van mensen die parttime werken naast een uitkering is ingewikkeld: door de maand heen zijn er op verschillende momenten inkomsten, die in hoogte variëren en die vaak niet sporen met momenten waarop de vaste lasten betaald moeten worden. Die inkomsten moet ook nog tijdig worden doorgegeven aan de sociale dienst om met de uitkering te verrekenen. Soms klopt de opgave van de werkgever niet, omdat bijvoorbeeld toch meer uren zijn gewerkt. Tot slot gaat het verrekenen niet altijd goed en dan moet de financiële administratie herstellen.
"In de pilot onderzoeken we hoe uit de gegevens in de polisadministratie de netto-inkomsten kunnen worden afgeleid, zodat de gemeente die kan verrekenen zonder dat werknemers loonstroken hoeven aan te leveren."
Tegelijkertijd heeft het vragen naar loonstroken iets wonderlijks: mensen worden gevraagd deze aan te leveren terwijl de gegevens erop in veel gevallen allang bij de overheid bekend zijn. Immers: wanneer de werkgever loonaangifte doet bij de Belastingdienst, wordt dezelfde informatie als op de loonstrook ook doorgegeven.
Het Inlichtingenbureau werkt met 6 gemeenten samen in een pilot om de gegevens uit deze loonaangifteketen – of: de ‘polisadministratie’ – wél te gebruiken voor de verrekening van inkomsten door de gemeente. Dit kan op termijn een grote administratieve verlichting zijn voor wie deeltijd werkt.
Gegevens zijn al bruikbaar, maar nog veel te doen
Het doel van de pilot is volgens Marije Timmer, projectleider vanuit het Inlichtingenbureau, om de inkomstenverrekening voor zowel gemeente als mensen met een uitkering eenvoudiger te maken. ‘In de pilot onderzoeken we hoe uit de gegevens in de polisadministratie de netto-inkomsten kunnen worden afgeleid, zodat de gemeente die kan verrekenen zonder dat werknemers loonstroken hoeven aan te leveren.’ Gemeenten ontvangen met dat doel bestanden waarin de gegevens per uitkeringsgerechtigde staan weergegeven.
In december waren er al 5 van deze bestanden met inkomensgegevens geleverd aan de zes deelnemende gemeenten. De gemeente Amsterdam vertelt: ‘De bestanden zijn alleen al heel erg nuttig om eens naast je eigen lijstwerk van verrekeningen te leggen. Soms bleek dat we inkomsten verrekenden voor mensen die veel minder bleken te verdienen, of andersom. Ook komen verschillen in werkwijzen en keuzes in verrekening tussen medewerkers aan het licht. Dat helpt om onderling het gesprek te voeren: hoe komt het dat medewerkers op verschillende bedragen uitkomen?’
"Ook komen verschillen in werkwijzen en keuzes in verrekening tussen medewerkers aan het licht. Dat helpt om onderling het gesprek te voeren: hoe komt het dat medewerkers op verschillende bedragen uitkomen?"
Als de werkwijze van de uitkeringsadministratie gebruik kan maken van een stabiel referentiebedrag, maakt dat de inkomstenverrekening voor mensen met een uitkering al betrouwbaarder en voorspelbaarder. In de pilot blijkt dat in ongeveer 40% van de gevallen een werkgever tijdig en volledig loonaangifte doet, dus dat voor deze 40% de bestanden van het inlichtingenbureau al bruikbaar zouden kunnen zijn als basis voor de inkomstenverrekening. Wanneer deze ‘stabiele’ gevallen in de toekomst automatisch verrekend kunnen worden, blijft er voor de administratie meer tijd over voor (contact met) de mensen met een uitkering bij wie de verrekening complexer is.
Uitdagingen
De pilot kent nog wel een aantal uitdagingen. Timmer: ‘Als 40% op tijd is, betekent het dat de rest van de werkgevers dus nog niet tijdig de polis vult. Gelukkig sluiten steeds meer werkgevers zich aan bij het sneller aanleveren, maar dat kan nog beter.’ Voor werknemers die vierwekelijks loon krijgen, lopen de periodes van de polisadministratie en de gemeentelijke administratie ook niet synchroon. ‘Dat blijft een uitdaging.’
Daarnaast hoopt Timmer dat de polis nog vollediger wordt. Zaken als reiskostenvergoeding of een Individueel Keuzebudget (IKB), maar ook de premies Werkhervattingskas (WHK/WGA) zijn nu niet of niet compleet opgenomen in de polisadministratie, waardoor de automatische berekening nog niet altijd correct is.
De pilot is daarmee ook een zoektocht naar een gestandaardiseerde berekening van het nettoloon. Timmer: ‘Dat stelt ons voor interessante vragen: accepteren we die marges of accepteren we dat sommige situaties niet te automatiseren zijn?’
Het Inlichtingenbureau hoopt ook na de pilot, wanneer er 6 bestanden geleverd zijn aan de pilotgemeenten, verder te bouwen aan deze gegevensuitwisseling met gemeenten. ‘Een zoektocht is bijvoorbeeld nog: hoe vaak moeten we mutaties doorgeven aan gemeenten? Dat moet niet te vaak, maar wel vaak genoeg. Dat gaan we nog ontdekken.’
Perspectieven
In deelsessies denken de deelnemers aan de bijeenkomst vervolgens na over hoe zij nu al gebruik zouden kunnen maken van deze gegevens, en denken we vooruit naar wat er mogelijk zou zijn wanneer de polis gebruikt zou worden als basis voor verrekenen. Hoe ziet dat er praktisch uit?
"Met deze bestanden is het zelfs al mogelijk dat iemand die werkt alleen een bedrag doorgeeft. De gemeente kan dat immers met het bestand controleren."
Deelnemende gemeenten zien hiervoor veel mogelijkheden. Het zou mooi zijn als er uiteindelijk geen loonstroken meer opgevraagd hoeven te worden, alleen af en toe of ter controle. Wanneer de gemeente achteraf gaat verrekenen, en de 1e maand uitkering als uitstroompremie ‘gunt’ aan iemand met een uitkering, kan dat al vrij snel tot de mogelijkheden behoren.
Eén van de pilotgemeenten vult aan: 'Met deze bestanden is het zelfs al mogelijk dat iemand die werkt alleen een bedrag doorgeeft. De gemeente kan dat immers met het bestand controleren.'
Bron: Divosa