Iedere organisatie draagt de verantwoordelijkheid om uiterst zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Het Inlichtingenbureau adviseert organisaties daarom om voor ieder organisatieonderdeel een apart subOIN aan te vragen. Bijvoorbeeld: Wanneer er een audit wordt uitgevoerd in uw organisatie en de aanvraag voor de Centrale Rekenvoorziening (BVV) het subOIN is geregistreerd voor de onderdeel Belastingen, maar de rekenvoorziening wordt ook bevraagt door het onderdeel Participatiewet, kan dit vragen oproepen en tot eventuele gevolgen leiden.
Bovendien is het efficiënter om voor ieder organisatieonderdeel een subOIN aan te vragen doordat de contactgegevens van het geregistreerde organisatieonderdeel direct worden weergegeven op de modelmededeling. Bijvoorbeeld: Wanneer er een modelmededeling gegeneerd wordt voor het organisatieonderdeel Belastingen, maar het subOIN is oorspronkelijk geregistreerd met de gegevens van het onderdeel Participatiewet, dient de medewerker binnen uw gemeente iedere keer handmatig het contactadres en de privacy link wijzigen naar de juiste gegevens voor organisatieonderdeel.